Les audits en urbanisme

Tenants et Aboutissants

Par : Frédéric Dufault, urbaniste, EESA®, VEA®, président d’Enviro 3D conseils inc. et Serge Vaugeois, urbaniste, M. ATDR, M.Sc.A. MGPA, chargé de projet sénior

Depuis son entrée en vigueur en 2018, lLoi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec a introduit des modifications dans la vérification au sein des municipalités. Ainsi, la Commission municipale du Québec (CMQ) est maintenant responsable de la vérification de la conformité (audits de conformité) aux lois, règlements, politiques et directives des municipalités de moins de 100 000 habitants, des MRC; de la Communauté métropolitaine de Montréal et de la Communauté métropolitaine de Québec ainsi que de divers organismes reliés à ces municipalités. En matière d’optimisation des ressources (audits de performance), la CMQ a compétence sur ces mêmes organismes, à l’exception des municipalités dont la population varie de 10 000 à 99 999 et dont la vérification est confiée à des vérificateurs externes, à moins que le conseil de la municipalité en décide autrement par résolutionFait à noter, la CMQ dispose d’une entière discrétion pour déterminer la fréquence et l’étendue des vérifications qu’elle réalise auprès des organismes municipaux. Enfin, rappelons que la vérification dans les villes de 100 000 habitants et plus est encadrée par la Loi sur les cités et villes. 

Les changements apportés par la Loi dont nous avons fait état plus haut ont déjà contribué à accroitre la réalisation d’audits touchant le domaine de l’urbanisme, notamment sur la gestion des permis et certificats et la modification des règlements. Ainsi la question des audits en urbanisme occupera une place plus importante dans l’avenir. C’est dans ce contexte qu’Enviro 3D conseils a décidé de produire un dossier sur le sujet afin d’expliquer en quoi consiste un audit et par la suite à présenter des résultats de divers audits touchant le domaine de l’urbanismepour des municipalités de différentes tailles. 

Pourquoi réaliser des audits ?

Dans le guide produit par la CMQ à l’intention des municipalités la réponse est claire, soit : « les audits de conformité ou de performance sont des évaluations indépendantes et objectives qui visent à susciter des changements durables et positifs dans le fonctionnement des municipalités et des organismes municipaux, et ce, au bénéfice des citoyens ». Il s’agit donc d’analyser les façons de faire afin de les améliorer, pour le bénéfice des citoyens. 

Audit de conformité et audit performance, qu’est-ce que c’est exactement ?

Toujours selon le guide de la CMQ, « L’audit de conformité a pour but de s’assurer que les activités et les opérations d’une municipalité respectent les exigences spécifiées par les lois, les règlements, les politiques et les directives gouvernementales ou municipales qui lui sont applicables ». « L’audit de performance, aussi appelé vérification de l’optimisation des ressources ou audit de gestion, vise à mesurer si la municipalité remplit sa mission de façon optimale, en utilisant les ressources disponibles avec efficacité, efficience et économie. Cet audit est mené en tenant compte de la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives applicables ». 

Comment se déroule un audit ?

Avant le début d’un mandat d’audit réalisé par la CMQ, celle-ci communique avec le directeur général de la municipalité pour l’informer officiellement de la réalisation prochaine d’un audit. Une première rencontre est tenue avec les représentants de la municipalité pour présenter le déroulement du mandat d’audit et discuter du mode de fonctionnement. La municipalité est invitée à désigner une personne-ressource pour la durée de l’audit. 

La première étape de travail est constituée par l’étude préliminaire au cours de laquelle l’équipe d’audit (constituée par du personnel de la CMQ) acquiert une connaissance des activités de la municipalité, notamment en ce qui a trait à ses processus, ses contrôles et les risques liés au sujet en question. L’équipe de travail procède à des demandes d’information et des entrevues. Ces travaux permettent à l’équipe de préciser les éléments qui seront visés par l’auditAprès ces activités, un rapport d’étude préliminaire est élaboré et présenté à la municipalité. Un peu plus tard, à l’étape de l’analyse détaillée, il s’agit d’approfondir les éléments visés par les critères d’évaluation, de recueillir l’information pour appuyer les constats et conclure sur les objectifs d’audit. Les principaux constats et les conclusions des travaux d’audit sont présentés au personnel concerné de la municipalité. Finalement, le rapport d’audit présente les éléments pertinents relatifs au sujet audité ainsi que les constats, les conclusions et les recommandations découlant des travaux.  

Les suites d’un audit

Après le dépôt du rapport, la municipalité doit réaliser, dans un délai de trois mois, un plan d’action portant sur l’application de chacune des recommandations formulées, afin d’agir sur les causes des lacunes soulevées. Après les travaux d’audit, la CMQ effectue un suivi auprès de la municipalité, habituellement dans un délai de trois ans, L’objectif consiste à s’assurer que les recommandations formulées ont été appliquées. Les résultats de ce suivi, y compris le taux d’application des recommandations, font l’objet d’un rapport. 

Prochain article – Audit de performance – gestion des permis et certificats dans plusieurs municipalités de moins de 10 00 personnes 

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